Firmy często szukają odpowiedzi na pytanie jak sprawić, aby pracownik mógł otrzymać środki pieniężne z pominięciem danin publicznych (np. składek ZUS). Równie interesujące jest takie uregulowanie stosunku pracy, aby pracownik zobowiązany był do pracy w różnych miejscach, także poza siedzibą firmy. Na kwestie te nakłada się problematyka podróży służbowych i diet. Zagadnienia te od lat budzą kontrowersje. Podróż służbowa rozumiana jest jako wyjazd pracownika poza obszar miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy pracownika w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Definicja ta nie nastręcza większych wątpliwości interpretacyjnych w przypadku pracowników, którzy mają punktowo określone miejsce pracy (z reguły jest to siedziba pracodawcy lub miejsce, w którym znajduje się zakład pracy). Istotne kontrowersje mogą pojawić się natomiast w przypadku pracowników, którzy mają „ruchome” miejsce pracy. Dotyczy to np. przedstawicieli handlowych, konwojentów czy pracowników budowlanych wykonujących pracę tam, gdzie pracodawca prowadzi aktualnie budowę. W odniesieniu do tych grup zatrudnionych nie jest łatwo precyzyjnie wskazać, kiedy znajdują się w podróży służbowej. Z pomocą powinna wówczas przyjść treść umowy o pracę w zakresie wskazanego w niej miejsca świadczenia pracy. Można je różnie ukształtować, w zależności od okoliczności faktycznych, charakteru wykonywanej pracy oraz potrzeb przedsiębiorcy. Sąd Najwyższy w wyroku z 28 czerwca 2012 r., II UK 284/11 uznał, że jeżeli miejsce pracy określone jest w sposób ruchomy, a praca z istoty swej polega na przemieszczaniu się po pewnym obszarze, to zatrudnieni nie odbywają podróży służbowych.

Przywołany wyrok zapadł na tle sporu pomiędzy ZUS a pracodawcą będącym przedsiębiorcą budowlanym. Dotyczył tego czy świadczenia za dojazdy i noclegi wypłacane pracownikom wykonującym pracę na budowach w różnych miejscowościach w kraju można zakwalifikować jako wynikające z tytułu podróży służbowej, a w związku z tym niepodlegające składkom na ubezpieczenie społeczne. Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznawał, że podwładni przedsiębiorcy nie odbywali podróży służbowych, gdyż ich umowy nie określały miejsca pracy jako konkretnej miejscowości, ale szeroko jako budowy realizowane przez pracodawcę.

W sprawie tej odmienne rozstrzygnięcia wydawały sądy różnych instancji, co również podkreśla skomplikowanie omawianej problematyki oraz brak jednolitości poglądów orzecznictwa. Wreszcie w kwestii tej wypowiedział się Sąd Najwyższy. Ustalając czy pracownicy budowlani wykonując pracę poza siedzibą pracodawcy są w podróży służbowej Sąd uznał za wskazane odwołać  się do istotnych cech podróży służbowej. Sąd Najwyższy stwierdził, że podróż służbowa jest zjawiskiem niecodziennym, okazjonalnym i stanowiącym pewien wyłom w zwykłym świadczeniu pracy. Ponadto, w ramach podróży służbowej pracownik ma wykonać na polecenie przełożonego zadania, które nie powinny należeć do jego zwykłych, umówionych czynności pracowniczych. Podróż służbowa zwykle łączy się z opuszczeniem stałego miejsca świadczenia pracy. Miejsce to może zostać określone w umowie o pracę w sposób punktowy (wskazany adres lub miejscowość), obszarowo (np. część województwa) lub jako „ruchome” czy „zmienne”.

Wychodząc z powyższych założeń Sąd Najwyższy usankcjonował sposób określania zmiennego miejsca pracy pracowników, jeżeli jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy oraz naturą prowadzonej przez niego działalności. Jednocześnie Sąd Najwyższy skonstruował ciekawą koncepcję, zgodnie z którą w razie określenia w umowie o pracę ruchomego miejsca świadczenia pracy, stałymi miejscami pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy są poszczególne, konkretne miejsca, do których pracownik zostaje skierowany. Zdaniem SN pracownik taki mógłby znaleźć się w podróży służbowej jedynie w razie otrzymania wyjątkowego krótkotrwałego zadania wykonania pracy poza takim stałym miejscem pracy.

Prawidłowe wskazanie miejsca wykonywania pracy w umowie z pracownikiem oraz ustalenie czy pracownik odbywa podróż służbową ma istotne znaczenie z punktu widzenia należnych podatków oraz składek na ubezpieczenie społeczne. Określenie w umowie o pracę zmiennego miejsca pracy zatrudnionych uzasadnia przyjęcie tezy, iż nie przebywają oni w podróży służbowej. W takich sytuacjach Zakład Ubezpieczeń Społecznych co do zasady będzie uznawał, że wypłacane pracownikom należności (zwrot kosztów podróży, diety) oraz  świadczenia w naturze (nieodpłatne zakwaterowanie) stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz są przychodem dla pracowników w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Polecam zapoznanie się z pełną treścią wyroku Sądu Najwyższego lub jego sentencją.